In questa pagina vengono descritte le varie funzioni dell'agenda Calendae. Se non trova la risposta che cerca, ci scriva utilizzando l'indirizzo contact@calendae.com, provvederemo a risponderle nel modo più esauriente possibile!

Presentazione

Questa pagina è suddivisa in 3 parti, separate da una linea verticale:

A sinistra la zona di navigazione, con il calendario e i link rinviano alle opzioni.

Al centro, l'agenda in cui vengono visualizzati gli eventi.

A destra, in opzione a seconda della visualizzazione e del tipo di agenda, la lista dei prossimi 10 eventi.

Al fondo della pagina si trova il campo dove inserire la descrizione degli eventi.

Navigazione - zona sinistra

Si svolge principalmente in base al calendario. Permette di selezionare un mese nella lista scorrevole sotto il calendario, quindi una settimana cliccando sul relativo numero o un giorno, cliccando sullo stesso.

Le frecce (< e >) consentono di passare rapidamente al mese/settimana/giorno superiore o inferiore.

Formati di visualizzazione dell'agenda (giorno, settimana, mese) - zona centrale

L'agenda giornaliera del giorno selezionato riporta la lista di eventi della giornata. In alto, sotto la data, appaiono gli eventi dell'intera giornata. Sotto, vengono visualizzate le ore della giornata. Le ore d'inizio e fine giornata sono state definite al momento dell'iscrizione. Ma possono essere successivamente modificate dalla rubrica 'Parametri'). Gli eventi sono indicati in corrispondenza con l'ora d'inizio. Lo sfondo verde permette di visualizzare la durata dell'evento durante la giornata.

L'agenda settimanale indica, per la settimana selezionata, la lista degli eventi della settimana. Sotto il numero della settimana appaiono tutti i giorni della settimana. Per ognuno dei giorni, vengono indicati gli eventi corrispondenti, con priorità a quelli che riguardano tutta la giornata, seguiti da quelli di durata inferiore, indicati in ordine cronologico in base all'ora d'inizio.

L'agenda mensile indica, per il mese selezionato, la lista degli eventi del mese. Sotto il mese, una tabella con le settimane indica gli eventi, le ore iniziali e finali e il tipo di evento oppure i primi 10 caratteri della descrizione.

Prossimi 10 eventi - zona di destra

Questa sezione riporta i prossimi eventi (max 10), a partire dal momento attuale.

Griglia di creazione/modifica

Questa griglia viene visualizzata al fondo della pagina dell'agenda, su sfondo grigio. Viene utilizzata per creare un nuovo evento o modificare un evento esistente. Esistono 2 modelli di griglia di questo tipo: modello preselezionato con: 'Data/ora iniziale - Data/ora finale' e modello con 'Data/ora iniziale e durata'. Il primo modello è il più semplice da utilizzare. Il secondo è più completo e permette ad esempio di definire gli eventi per la giornata o la mattinata. Si può passare in qualsiasi momento da un modello all'altro con il menu PARAMETRI, linea 'Gestione degli orari degli eventi'.

Creazione di un evento

La creazione (o la modifica) di un evento viene effettuata servendosi della griglia a sfondo grigio nella parte inferiore dell'agenda.

Il tasto in basso a destra riporta la menzione 'Conferma. Se invece la menzione è 'Modifica', occorre premere il tasto in basso a sinistra 'Cancella'. Per creare un evento, si deve inserire una descrizione, cui è possibile associare un tipo (Riunione, Compleanno, Ferie, ecc.). Almeno uno di questi 2 campi deve essere compilato.

Quindi si deve indicare l'inizio dell'evento (la data e eventualmente l'ora). Si noti che durante la navigazione, quando si seleziona una data, una settimana o un mese, la data iniziale dell'evento può cambiare: per una data selezionata mantiene il valore di tale data, ma per una settimana o un mese, assume il valore del primo giorno del periodo considerato.

Quindi si deve indicare la durata dell'evento. Attenzione, occorre distinguere gli eventi inferiori ad 1 giorno dagli eventi di vari giorni. Nel secondo caso, si deve precisare se la durata include o meno i giorni non lavorativi (selezionare la casella 'solo giorni lavorativi ') es.: un evento che comincia un lunedì e dura 10 giorni, se la casella 'solo giorni lavorativi' è selezionata finisce il venerdì della settimana seguente.

Si può anche definire la periodicità dell'evento. Il valore implicito è nessuna periodicità (casella '1 sola volta' selezionata). Per gli eventi ripetitivi (es.: un'ora di corso ogni martedì e giovedì dalle 18 alle 19 o una fattura da pagare ogni mese ad una data precisa), si può utilizzare questa opzione. Attenzione, per le periodicità tipo giorni della settimana (es.: ogni martedì e giovedì), occorre utilizzare la seconda lista che permette di selezionare più giorni della settimana mantenendo premuto il tasto 'CTRL' mentre si clicca sui vari giorni da selezionare.

Si può anche impostare l'invio, tramite e-mail o SMS, di un promemoria dell'evento alcune ore o giorni prima dell'inizio.

Infine, se ha definito una o più persone con abilitazione d'accesso alla sua agenda in semplice consultazione (coniuge, amico, familiare, collega), può impostare la visualizzazione degli eventi esclusivamente per le persone abilitate, mentre le altre non li vedranno.

Se l'agenda fa parte di un gruppo (agenda condivisa), visualizza anche l'elenco delle persone del gruppo per le quali esiste un'abilitazione di accesso completo. Basandosi su tale lista, è possibile creare direttamente eventi nell'agenda di un'altra persona del gruppo. Mantenendo premuto il tasto CTRL, si possono selezionare varie persone interessate dallo stesso evento. In tal caso, si deve optare per la possibilità di creare tanti eventi quante sono le persone selezionate oppure per la creazione di un evento globale. Un evento globale è un evento comune a varie agende. Viene visualizzato su tutte le agende interessate ma solo il creatore dell'evento può modificarlo, spostarlo o cancellarlo dalle agende interessate.

Per programmare l'evento basta confermare. La finestra di conferma (se non è stata selezionata la casella 'Non visualizzare la finestra di conferma' sotto il tasto Conferma) visualizza il contenuto e la validità dell'evento programmato per accertarsi che venga correttamente registrato.

Modifica di un evento

Per modificare un evento, lo si deve selezionare nell'agenda, cliccando sulla sua descrizione o sul tipo. La griglia di creazione si trasforma in una griglia di modifica, che riassume le caratteristiche dell'evento selezionato, visualizzate nei campi corrispondenti. Il tasto 'Conferma' in basso a destra diventa 'Modifica'. A questo punto è possibile effettuare le modifiche e confermarle cliccando sul tasto 'Modifica'. Si può anche impostare la finestra di conferma affinché richieda un'ulteriore conferma prima di effettuare la registrazione.

Cancellazione di un evento

A sinistra di ogni evento contenuto nell'agenda, appare un cestino. Cliccando sul cestino si cancella l'evento corrispondente.

Parametri dell'agenda

All'atto dell'iscrizione, viene definita una serie di parametri ed impostazioni. Tali parametri ed impostazioni possono essere successivamente modificati nella sezione 'Parametri' della parte superiore della pagina.

L’ID utente associata alle varie password permette il collegamento all'agenda, in base a criteri di accesso predefiniti (vedi sezione seguente).

1° giorno della settimana: questo parametro permette di stabilire se l'agenda della settimana deve cominciare il lunedì (come in Italia) o la domenica (come nei paesi anglosassoni).

Formato di visualizzazione predefinito: permette di definire il tipo di agenda (giornaliera, settimanale o mensile) da visualizzare collegandosi al sito. Naturalmente si può sempre passare agli altri modi di visualizzazione.

Richiamo dei prossimi 10 eventi: una finestra in opzione a destra dell'agenda indica i prossimi eventi (max 10) a partire dal momento della consultazione.

Orario di una giornata: questo parametro permette di definire le ore da visualizzare sull'agenda giornaliera. Vengono visualizzati anche gli eventi al di fuori della fascia oraria, sopra o sotto la medesima, in base all'orario d'inizio.

Fuso orario GMT : questo parametro permette di definire l'ora locale, per adattare l'agenda.

Le differenti abilitazioni d'accesso all'agenda

All'agenda viene associato un’unica ID utente. Per poter accedere all'agenda occorre utilizzarla assieme ad una delle 4 password.

La password 1 è riservata all'amministratore dell'agenda che può visualizzare, creare, modificare e cancellare tutti gli eventi dell'agenda.

Le altre password sono destinate a persone a cui concedere un diritto di accesso parziale all'agenda.

La password 2 permette di visualizzare tutti gli eventi dell'agenda, senza possibilità di crearli, modificarli o cancellarli.

Le password 3 e 4 devono essere associate ad una o più persone. Dopo aver creato almeno una persona, si può concedere o meno a questa persona il diritto di consultazione di ogni evento, nuovo o già esistente.

Opzioni (sotto il calendario a sinistra)

Il comando 'Crea un evento' rinvia direttamente alla griglia a fondo pagina.

'Stampa questa agenda' permette di aprire una finestra che visualizza unicamente gli eventi dell'agenda aperta. Questa finestra può essere stampata, ma anche memorizzata ad esempio per poter confrontare 2 settimane.

'Ricerca di eventi' permette di ritrovare un evento non basandosi sulla data ma utilizzando criteri di ricerca quali una parola o alcune lettere della descrizione e/o il tipo di evento. Il risultato della ricerca viene visualizzato e conservato in una nuova finestra mentre si continua la navigazione nell'agenda.

'Agenda(e) corrente(i)' fa parte di uno stesso campo. L'amministratore può conferire i diritti di accesso ad altre agende dello stesso campo. La lista scorrevole permette di selezionare l'agenda che si vuole consultare.

'Statistiche' permette di aprire una finestra con le statistiche dell'agenda relative alle % di occupazione o di presenza.